Näyttöryhmät (oikeudet, ei sisältö)

Johdanto

Näyttöryhmät ovat InfoBoxin käyttöoikeustoiminto. Ryhmä niputtaa joukon näyttöjä, ja yhdellä toimenpiteellä myönnät joukolle käyttäjiä pääsyn koko niputtuun kokonaisuuteen. Ryhmät EIVÄT lähetä sisältöä. Niillä ei saada samaa diaa toistumaan usealla näytöllä. Tämä on yleisin väärinkäsitys uusilla InfoBox-käyttäjillä, joten haluamme olla tästä yksiselitteisiä heti alussa.

Mitä ryhmät oikeasti tekevät

Tarkka, rajattu toiminta:

• Ryhmällä on nimi (esim. "Helsingin toimipisteet", "Kahvilatiimin näytöt").
• Ryhmä sisältää yhden tai useamman näytön.
• Ryhmän käyttöoikeuspaneeli antaa käyttäjille pääsyn kaikkiin ryhmän näyttöihin kerralla.
• Ilman ryhmiä joutuisit antamaan jokaiselle käyttäjälle pääsyn jokaiseen näyttöön erikseen.

Mitä ryhmät EIVÄT tee

Yleisiä väärinkäsityksiä suoraan:

• Ryhmät eivät saa samaa sisältöä toistumaan usealla näytöllä. Sitä varten rakennat soittolistan ja kohdistat sen näille näytöille.
• Ryhmät eivät sovella jaettua aikataulua. Aikataulut elävät dioilla ja soittolistoilla.
• Ryhmät eivät näytä yhdistettyjä tilastoja tai koosteita. Jokainen näyttö raportoi itsenäisesti.

Milloin ryhmiä kannattaa käyttää

Ryhmistä on hyötyä, kun:

• Sinulla on useita käyttäjiä (tiimin jäseniä), jotka kukin tarvitsevat pääsyn rajattuun joukkoon näyttöjä. Esimerkki: aluepäällikkö, joka näkee vain Helsingin toimipisteet.
• Otat uutta tiimin jäsentä mukaan ja haluat antaa hänelle pääsyn useaan näyttöön yhdellä klikkauksella.
• Haluat pitää alihankkijan pääsyn rajattuna tiettyyn näyttöjoukkoon projektin keston ajan.

Ryhmän luominen

Jos oikeasti tarvitset käyttöoikeusryhmiä:

• Avaa sivuvalikosta Näyttöryhmät.
• Klikkaa Luo uusi.
• Anna ryhmälle nimi.
• Lisää näytöt ryhmään.
• Käytä Hallinnoi oikeuksia -toimintoa myöntääksesi käyttäjille pääsyn.

Jos haluat jaetun sisällön

Käytä silloin soittolistaa:

• Rakenna soittolista, johon laitat jaettavan sisällön.
• Kohdista soittolista jokaiselle näytölle, jolla se tulee näkyä.
• Kun muokkaat soittolistaa, jokainen kohdistettu näyttö päivittyy kerralla.
• Katso Mikä on soittolista ja Soittolistojen kohdistaminen näytöille.

Ryhmien kytkeminen päälle tai pois (koko organisaatio)

Näyttöryhmät voi kytkeä pois päältä koko organisaatiolta:

• Ylläpitäjät löytävät valinnan Yrityksen asetukset -sivun Ominaisuudet-kortilta: Näyttöryhmät.
• Ominaisuus on oletuksena päällä.
• Kun se kytketään pois, kaikki näyttöryhmätyökalut piilotetaan: sivuvalikon kohta, ryhmäsarakkeet ja -merkit näyttölistassa sekä ryhmäpaneelit näytön muokkausnäkymässä ja käyttäjähallinnassa.
• Mitään tietoja ei poisteta. Ryhmätiedot säilyvät, ja kaikki palaa, kun ominaisuus otetaan taas käyttöön.

Yhteenveto

Näyttöryhmät antavat käyttäjille pääsyn joukkoon näyttöjä. Ne eivät ole sisällön lähettämistä, aikataulutusta tai koosteraportointia varten. Jos haluat jaetun sisällön, käytä soittolistaa.