Näyttöryhmät (oikeudet, ei sisältö)

Johdanto

Näyttöryhmät ovat InfoBoxin oikeuksien hallintaominaisuus. Ryhmä niputtaa joukon näyttöjä, ja pääsytila määrää, ketkä saavat käyttää koko nippua. Ryhmät EIVÄT jaa sisältöä. Niillä ei saada samaa diaa pyörimään usealla näytöllä. Tämä on yleisin uusien InfoBox-käyttäjien väärinkäsitys, joten sanomme sen heti selvästi.

Mitä ryhmät oikeasti tekevät

Täsmällinen, kapea toiminta:

• Ryhmällä on nimi (esimerkiksi "Helsingin toimipisteet" tai "Kahvilatiimin näytöt").
• Ryhmässä on yksi tai useampi näyttö. Näyttö voi kuulua kerrallaan yhteen ryhmään; toiseen ryhmään lisääminen siirtää sen.
• Ryhmän Käyttäjien pääsy -tila määrää, ketkä näkevät ja muokkaavat ryhmän kaikkia näyttöjä kerralla.
• Ilman ryhmiä jokaiselle käyttäjälle pitäisi antaa pääsy jokaiseen näyttöön erikseen.

Kaksi pääsytilaa

Valitse toinen Luo ryhmä- tai Muokkaa ryhmää -ikkunassa:

• Kaikki organisaation käyttäjät: jokainen organisaation jäsen näkee ryhmän näytöt, myös näytöt, joiden oma oikeuslista on rajattu. Käyttäjälistaa ei tarvita. Tämä on uusien ryhmien oletus.
• Vain valitut käyttäjät: vain rastittamasi käyttäjät saavat ryhmän näytöt. Hae käyttäjiä nimen tai sähköpostin perusteella tai klikkaa Valitse kaikki käyttäjät. Kun lisäät käyttäjän, hänet lisätään myös ryhmän jokaisen näytön oikeuksiin.
• Ylläpitäjät näkevät aina kaikki näytöt tilasta riippumatta.
• Ryhmäkortissa lukee Kaikilla on pääsy tai jäsenten määrä.
• Ennen tätä asetusta luodut ryhmät toimivat niin kuin ne ovat aina näyttäneet: ryhmä, jolla on käyttäjälista, on Vain valitut käyttäjät, ja ryhmä, jonka lista on tyhjä, on Kaikki organisaation käyttäjät.

Mitä ryhmät eivät tee

Yleiset väärinkäsitykset suoraan:

• Ryhmät eivät saa samaa sisältöä pyörimään usealla näytöllä. Rakenna sitä varten soittolista ja liitä se näytöille.
• Ryhmät eivät sovella yhteistä ajastusta. Ajastukset ovat dioilla ja soittolistoilla.
• Ryhmät eivät näytä ryhmäkohtaisia tilastoja tai yhteenvetoja. Jokainen näyttö raportoi itsenäisesti.

Milloin ryhmiä kannattaa käyttää

Ryhmät ovat järkeviä, kun:

• Sinulla on useita käyttäjiä, joista jokainen tarvitsee pääsyn tiettyyn näyttöjoukkoon. Esimerkiksi aluepäällikkö, jonka pitää nähdä vain Helsingin toimipisteet.
• Perehdytät uutta tiimin jäsentä ja haluat antaa pääsyn useaan näyttöön yhdellä klikkauksella.
• Haluat rajata alihankkijan pääsyn tiettyyn näyttöjoukkoon projektin ajaksi.

Ryhmän luominen

Vain ylläpitäjille:

• Avaa Näyttöryhmät sivuvalikosta.
• Klikkaa Lisää uusi ryhmä.
• Anna ryhmälle nimi ja lisää siihen näytöt.
• Valitse kohdassa Käyttäjien pääsy joko Kaikki organisaation käyttäjät tai Vain valitut käyttäjät ja rastita tarvittaessa käyttäjät.
• Tallenna. Ryhmän muutokset tulevat voimaan heti; mitään ei tarvitse julkaista.

Mitä käyttäjät näkevät

Käyttäjä-roolin jäsenet näkevät ryhmät vain lukutilassa:

• He näkevät Näyttöryhmät-sivun ja ryhmien nimet näytöillään, mutta eivät toimintoja Lisää uusi ryhmä, Muokkaa, Lisää ryhmään tai Vaihda ryhmää.
• He näkevät vain ryhmät, joita saavat käyttää, ja näytöt, jotka ryhmät heille antavat.
• Muokkaa käyttäjää -ikkunassa ylläpitäjät näkevät Näyttöryhmät-valitsimen, jossa on vain Vain valitut käyttäjät -ryhmät. Kaikille avoimia ryhmiä ei luetella, sillä jokaisella jäsenellä on ne jo.

Jos haluat oikeasti jaettua sisältöä

Käytä soittolistaa:

• Rakenna soittolista jaettavasta sisällöstä.
• Liitä soittolista jokaiselle näytölle, jolla sen pitää näkyä.
• Kun muokkaat soittolistaa, jokainen liitetty näyttö päivittyy kerralla.
• Katso Mikä on soittolista ja Soittolistojen liittäminen näytöille.

Ryhmien kytkeminen päälle tai pois (koko organisaatio)

Näyttöryhmät on lisäosa, jonka voi kytkeä pois koko organisaatiolta:

• Ylläpitäjät avaavat sivuvalikosta Lisäosat ja etsivät Näyttöryhmät-kortin.
• Klikkaa Ota käyttöön tai Poista käytöstä. Tilamerkintä näyttää Käytössä tai Ei käytössä. Oletuksena päällä.
• Kun ominaisuus on pois päältä, kaikki näyttöryhmätyökalut piilotetaan: sivuvalikon kohta, ryhmäsarakkeet ja -merkinnät näyttölistassa sekä ryhmäpaneelit näytön muokkausnäkymässä ja käyttäjien hallinnassa.
• Tietoja ei poisteta. Ryhmätiedot säilyvät, ja kaikki palaa, kun ominaisuus otetaan taas käyttöön.

Yhteenveto

Näyttöryhmät antavat käyttäjille pääsyn näyttöjoukkoon, joko kaikille organisaation käyttäjille tai vain valituille. Ne eivät ole sisällön jakamista, ajastuksia tai yhteenvetoraportointia varten. Jos haluat jaettua sisältöä, käytä soittolistaa.