Skärmgrupper (behörigheter, inte innehåll)

Introduktion

Skärmgrupper är en behörighetsfunktion i InfoBox. En grupp buntar ihop ett antal skärmar, och ett åtkomstläge avgör vem som får använda hela bunten. Grupper sänder INTE innehåll. De är inte sättet att få samma bild att spelas på flera skärmar. Det är det vanligaste missförståndet bland nya InfoBox-användare, så vi vill vara tydliga från början.

Vad grupper faktiskt gör

Det exakta, avgränsade beteendet:

• En grupp har ett namn (till exempel ”Helsingforsfilialerna” eller ”Cafeteriateamets skärmar”).
• En grupp innehåller en eller flera skärmar. En skärm kan tillhöra en grupp i taget; lägger du den i en annan grupp flyttas den.
• Gruppens läge Användaråtkomst avgör vem som ser och redigerar alla skärmar i gruppen på en gång.
• Utan grupper skulle du behöva ge varje användare åtkomst till varje skärm för sig.

De två åtkomstlägena

Välj ett i dialogen Skapa grupp eller Redigera grupp:

• Alla i organisationen: alla medlemmar i organisationen ser gruppens skärmar, även skärmar vars egen behörighetslista är begränsad. Ingen användarlista behövs. Det är standard för nya grupper.
• Endast valda användare: bara de användare du bockar i får gruppens skärmar. Sök användare efter namn eller e-post, eller klicka på Välj alla användare. När du lägger till en användare läggs hen också till i behörigheterna för varje skärm i gruppen.
• Administratörer ser alltid alla skärmar oavsett läge.
• Gruppkortet visar Alla har åtkomst eller antalet medlemmar.
• Grupper som skapades innan inställningen fanns beter sig som de alltid visats: en grupp med en användarlista är Endast valda användare, och en grupp med tom lista är Alla i organisationen.

Vad grupper inte gör

Vanliga missuppfattningar, rakt på sak:

• Grupper får inte samma innehåll att spelas på flera skärmar. Bygg en spellista och koppla den till de skärmarna i stället.
• Grupper tillämpar inte ett gemensamt schema. Scheman ligger på bilder och spellistor.
• Grupper visar inte grupperad statistik eller sammanställningar. Varje skärm rapporterar för sig.

När grupper är rätt

Grupper är meningsfulla när:

• Du har flera användare som var och en behöver åtkomst till en avgränsad uppsättning skärmar. Till exempel en regionchef som bara ska se Helsingforsfilialerna.
• Du tar in en ny kollega och vill ge åtkomst till flera skärmar med ett klick.
• Du vill hålla en leverantörs åtkomst begränsad till vissa skärmar under ett projekt.

Skapa en grupp

Endast administratörer:

• Öppna Skärmgrupper i sidomenyn.
• Klicka på Lägg till ny grupp.
• Ange ett gruppnamn och lägg till skärmar i gruppen.
• Under Användaråtkomst väljer du Alla i organisationen eller Endast valda användare och bockar i användare vid behov.
• Spara. Gruppändringar gäller direkt; inget behöver publiceras.

Vad användare ser

Medlemmar med rollen Användare får en skrivskyddad vy:

• De ser sidan Skärmgrupper och gruppnamnen på sina skärmar, men inga åtgärder som Lägg till ny grupp, Redigera, Lägg till i grupp eller Byt grupp.
• De ser bara grupper de får använda och de skärmar grupperna ger dem.
• I dialogen Redigera användare ser administratörer en väljare för Skärmgrupper som bara listar grupper med Endast valda användare. Grupper som är öppna för alla listas inte, eftersom alla medlemmar redan har dem.

Om du egentligen vill ha delat innehåll

Använd en spellista i stället:

• Bygg en spellista med innehållet du vill dela.
• Koppla spellistan till varje skärm som ska visa den.
• När du redigerar spellistan uppdateras alla kopplade skärmar på en gång.
• Se Vad är en spellista och Koppla spellistor till skärmar.

Slå på eller av grupper (hela organisationen)

Skärmgrupper är ett tillägg som kan stängas av för hela organisationen:

• Administratörer öppnar Tillägg i sidomenyn och letar upp kortet Skärmgrupper.
• Klicka på Aktivera eller Inaktivera. Statusetiketten visar Aktiverad eller Inaktiverad. På som standard.
• När det är avstängt döljs alla gruppverktyg: sidomenyposten, gruppkolumner och etiketter i skärmlistan samt grupp-panelerna i skärmredigeraren och användarhanteringen.
• Inga data raderas. Gruppdata sparas och allt återkommer när funktionen aktiveras igen.

Sammanfattning

Skärmgrupper ger användare åtkomst till en uppsättning skärmar, antingen alla i organisationen eller endast valda användare. De är inte till för att sända innehåll, scheman eller sammanställd rapportering. Vill du ha delat innehåll använder du en spellista.